仕事で使うメールやデータは、利便性を考えるとスマートフォンやタブレットでも利用できるようにしておきたいところですが、端末にデータがダウンロードされてしまう場合があり、利用を躊躇する管理者の方も多いようです。社給端末でも心配ですから、BYODならなおさらです。
ダウンロード対策がされずに利用している場合には、スタッフの端末に会社の機密情報がたくさん保存されてしまっていると考えて、早めに対処するようにしましょう。
端末にダウンロードされてしまうケースには、以下のようなものがあります。
メール
会社のメールをたとえばスマートフォンで読む場合にはいくつか手段がありますが、多くの場合で端末にデータは残っていると考えられます。
キャッシュ（画面に表示されたものを、一時的に保存する機能）で残る場合もあれば、メールソフトとしてメールデータ全てを端末にダウンロードしてくるようなものもあります。
添付ファイルについては、一度端末にダウンロードをした後に専用のアプリで開く動作をすることも多いため、添付ファイルを見ようとした場合にも多くのケースで端末にデータが残ります。
本体に取り込むメーラーの利用は避けて、クラウドをメインに
多くのスマートフォンにはメールソフトが最初からインストールされていますが、これらにメールを設定していまうと、メールが端末に保存されてしまいます。
最初からインストールされているメールソフトの利用は基本避けるのが良いでしょう。
また、クラウドでメールを読めるサービスも各社から色々とでていますが、
- 紛失時に会社がその端末でのアクセスを禁止できるか
- キャッシュや添付ファイルはダウンロードされてしまわないか
- アクセスしてくる端末は特定のものに制限ができるか
といった点でサービスを選ぶことをお勧めいたします。
添付ファイルに関しては、利用者はダウンロードしているつもりがなくても実際にはダウンロードされて端末にたまってしまっていることも。特に添付ZIPファイルには要注意です。
リモートメール
法人サービス
リモートメールなら、端末にデータを残すことなくメールが見れて安心。パスワード付きZIPファイルもダウンロードすることなく確認できます。また、会社ですべてのアカウントを管理することができるので、万が一の紛失時にもすぐにアクセスをブロックできます。
クラウドサービスやイントラ
ストレージサービスやクラウドサービスはセキュリティも値段もピンキリで、色々なものがあります。
今使っているサービスのセキュリティレベルが求めているセキュリティと合致しているかどうかは重要なポイントです。
セキュリティを上げるオプションを色々と付けられるサービスもあるのですが、それらを積み上げていくとコストも跳ね上がってしまいますし、複数のツールを使っている場合には、それぞれでセキュリティのコストが比例して上がっていくことになってしまいます。
また、イントラのファイルサーバーなどを外部からアクセスしようとした場合、安全に取り扱おうとすると、相当の労力とコストが必要です。
リモートブラウズは手軽にセキュリティを担保できる
外部から利用したいものがワークフローやWebメール、イントラWeb等、ウェブで提供されているサービスのみであれば、簡易なセキュアゲートウェイサービスである「リモートブラウズ」のご利用をおすすめします。
個々のWebサービスでセキュリティ対応を行うと費用も労力も高くつきますが、リモートブラウズを利用すると以下のようなメリットがあります。
- 利用するサービスにアクセスIP制限をかけることができるようになり、不正アクセスのリスクを低減できる
- 社外からのアクセスを管理者が登録したユーザーのみに限定できる
- クラウド、イントラ問わず複数のサービスを登録し、グループ単位で利用できるサービスを選択できるため、新しいサービスを追加する場合でもユーザーへの展開・管理が楽になる
- ファイルのダウンロードを禁止しながら、内容をプレビュー画面で確認することができるので情報漏えいのリスクを低減できる
例えばサービスの管理画面を登録し、IP制限をかけるとともに管理者グループのみ利用可能とすれば、緊急時でも社外で安全に対応可能となります。
ユーザーも利用登録後は一つのブックマークから各サービスが並んだメニューを開いて利用することになるため、迷うことがなくなり簡単になります。
リモートブラウズ
セキュアゲートウェイサービス
リモートブラウズは、導入が用意なWebゲートウェイサービス。ファイルダウンロードを禁止できるのでモバイル端末にデータを残さず安心。複数のサービスを束ねて利用できるので管理・運用が容易。
会社のパソコンに保存されたデータ
会社のPC以外にデータを残さない、社内のファイルサーバーにしかデータを残さないということであれば、リモートデスクトップも選択肢の一つに上がります。
リモートデスクトップは社内のPCにモバイル端末から接続し、遠隔操作を行うものです。操作しているのはあくまでも社内のPCなので、データを閲覧・保存しても手元のモバイル端末にはデータが残りません。
モバイル端末では画面がやや小さく感じられるかもしれませんが、遠隔で社内のPCを操作しているためPCのハードディスクや社内ファイルサーバーに保存されているファイルにもアクセスし、修正や保存も会社にいるのと同じようにできます。他にも、会社のPCからアクセス可能なサービスにはすべてアクセスできます。
ただ見れたらいいというわけではないという場合にはオススメ
リモートデスクトップの操作性に関しては、スマートフォンではさすがに拡大しながらということもあり使いやすいとは言えませんが、タブレットであれば画面も広いのでそこまで問題ではありません。
ただ、タブレットからの遠隔操作の為だけに利用をするには少しサービスがオーバースペックのような気もするので、自宅等落ち着いて作業できるところではパソコンでの利用、移動中等にはタブレットでの利用と、併用することを検討するといいでしょう。
fonfun AnyClutchリモート
リモートデスクトップ
fonfun AnyClutchリモートは導入が容易でサポートも充実のリモートデスクトップサービス。自宅のパソコンやスマートフォン・タブレットから社内にあるPCを遠隔操作するので社内同様に作業が出来る上、手元の端末にはデータを残さないので安心です。