コロナウイルスの影響によって、テレワークがかなり一般的になってきた背景があるけれど、企業の中で部下を管理する者にとっては、サボっているのでは？ こんな心配をする声も増えているといいます。
日本人の国民性から考えてみても、業務をサボりまくっている人はかなり少数であると思われますが、実際に誰でも陥る心理的な罠として、モラル・ライセンシングというのがあります。
簡単に説明すると、
「良いことをした後は悪いことも多少は許されるだろう」
というものです。
仕事に当てはめると、
「与えられた課題をクリアすれば残りの時間は多少サボっても許されるだろう」
誰でもこのような心理状態になることがあると思います。
それでもテレワークを導入することによって生産性が向上した企業があることも事実ですし、今回のfonfunブログでは、企業と従業員にとってWin-Winなテレワークの仕組みを構築する上でヒントとなるような内容になっております。
ジョブ型の雇用形態
日本では働き方として「メンバーシップ型」が主流になっています。
日本型雇用とも呼ばれ職務内容や勤務地などを限定せず、年功序列、終身雇用などをベースとした雇用形態です。
従業員が安定して長く勤められる仕組みがメリットです。
しかしながら、テレワークにおいては生産性を求められるケースが多くなります。
これまでとは違う「ジョブ型」と呼ばれる働き方が適しています。
欧米などに多い働き方ですが、職務内容に対してスキルが最も重視される雇用形態です。
日本の企業では勤務態度なども会社の評価に関わってくるケースが多いですが、ジョブ型雇用では、仕事を高いレベルでこなせる専門性の高い人材が最も重宝されます。
ですので、勤務態度など定性評価として扱われる基準は、テレワークでは評価が難しくなります。
ジョブ型雇用によって、適材適所で人材を配置できれば従業員のやる気も上がり、良い結果に結びつきやすいと言えます。
評価制度・報告義務化
テレワークでは先述した通り、勤務態度などが評価には結びつきにくいため「定量評価」と呼ばれる業績・勤務時間・コストなど数字に表せるようにして評価する方法が適しています。
また、従業員に業務の進捗状況や成果の報告を義務化するなどの対策も有効です。
やり方のポイントとして、在宅勤務を開始する前に上司と部下で業務内容をすり合わせる。
そして指示された通りに部下が業務をこなせているか上司がチェックしていく方法が有効です。
このような対策を行えば、在宅勤務であっても仕事をする必要性に迫られるのでサボり防止対策となります。
従業員のメンタルケアを意識する
テレワークでは長時間労働を防ぐ仕組みを導入して、従業員のメンタルケアを考えることがサボりを防止するために大切です。
実際にテレワークをするようになって長時間労働になってしまったり、仕事のON/OFFで区別を付けられないと感じてしまう人もいます。
長時間労働については、テレワークのコミュニケーションのロスが原因となっている場合もあり、そのようなケースであれば多少出社をしたほうが効率が上がることが考えられます。
また、仕事とプライベートの境界があいまいになるスタッフについては、1日のスケジュールできっちりと仕事とプライベートに分ける必要があります。
これらを問題がある状態で放置せず、企業と従業員にとってベスト勤務時間や実施頻度を設定していきましょう。
例えばフレックスタイム制にしたり、一部の仕事をリモートに切り替えるなどの方法が有効です。
このような制度を取り入れる事で、朝の混んでいる時間帯にはテレワークで業務を行い、その後会社でないとできない作業や、会社の方が効率の良い作業等を出社して行うと言った事が可能になります。
当社の従業員アンケートにおいても、おおむね週に2〜3日程度の頻度でテレワークを実施したいとの声が多数派でした。
また、勤務体制の管理を徹底しすぎると不必要に従業員がプレッシャーを感じてしまいます。
必要以上に細かすぎる報告が必要だったりするなど、過剰な体制にならないように注意しましょう。
在宅勤務の環境を整備する
在宅勤務に適した環境を整備することで、従業員のサボる言い訳を取り除くことができます。
端末のスペック、インターネットの環境、利用するツールなどをしっかり整備しましょう。
端末においては会社支給であれば問題ないと思われますが、従業員の私物を利用する場合はスペックに問題があるかもしれません。
インターネット環境においては接続スピードは充分なのか？ またWi-Fiやテザリングなどの場合に通信費は会社支給とするのか？ いずれにしてもスピーディーで快適なネット環境を確保したいところです。
そして、勤怠管理、業務連絡、ミーティングなどに必要なツールが整備されていることも重要です。
その他にも、在宅勤務中にメールやチャットなどの返信が多すぎて業務に支障が出てしまったり、トラブルの際にはどのような手順で対応するのか会社側で明確にしていないと従業員が混乱してしまう可能性もあります。
不測の事態でも、スムーズに勤務できる環境を構築しましょう。
テレワーク仕組み化のまとめ
在宅勤務において、サボらない仕組みづくりのポイントは従業員の働く様子を「見える化」することです。
特に勤務内容や評価基準を明確に分かるようにしましょう。
また、対策を行ったとしても従業員がサボるのではないかという不安がつきまとうのも確かですが、根本的には会社と従業員が同じ目標に向かっていくという価値観を大切にしましょう。
誰にでも得意な仕事、苦手な仕事があります。
それぞれに合った適材適所で、従業員が与えられた仕事にやりがいを感じられるようにすることが、サボりを対策するのに一番重要なことではないでしょうか？
企業にとっても有益、従業員にとっても有益、お互いWin-Winの関係性を構築するのに是非ともテレワークを活用できれば良いと考えています。