会社にいるときはメールソフトが巡回をしていて、新着メールがあるとアラートが出てくるので、それほど遅れずにお客様の対応ができますが、外回りしている場合はなかなかそうはいきません。
もちろん、外で打ち合わせをしている時にはお客様のメールに返信をすることはできませんが、終わった直後からならさっと返信をすることは可能です。
メール対応のスピードアップは、対応の良さの評価につながるのでなるべく楽に対応できるようにしておきたいものです。
メールが来たことに気づかない
メールの対応が遅れる原因は、メールが来ていても気付かないことにあります。
会社でも気付かないという場合には、メールソフトの巡回の設定と新着があった場合にウィンドウが立ち上がるように設定しておく必要があります。
しかし、外出時などの場合はそれでは気付けないので、リモートメールの着信通知のような機能を利用します。
定常的にメール受信数が多く、素早く気づいて対応すべきメールは一部に限られる場合には、条件を設定して通知も出来るため、社内でも社外でも活用できます。
スマホにメールが来るのが嫌だという場合には、チャットへ通知させるという手段もあります。
このような対応をすることで、社内・外出時問わず常に気にしていなくてもメールに気づけるようになるので、対応スピードが上がり、顧客満足につながるのでぜひお試しください。