ビジネスチャットで業務効率化。でも注意点も……

情報を「探す」という行為は何も利益につながらないため、本来であればなるべくしないに越したことはありません。（という私自身、日頃から情報を探して探して探しまくるので、反省せねばなりません……）
データに関しては整理整頓を進め、ルールを設けることで少しずつ改善をしていきますが、相手からほいほいと投げ込まれてしまうメールについては整理整頓はできたとしても、ルールを設けるという点が難しい場合があります。

そこで、社内連絡については原則チャットにしてしまえば、メールの量自体をへらすことができるようになります。
また、メールと違って文章量もチャットのほうが少ない為、ずっと手間も少なくなるため、メリットが大きいです。

チャットであるがゆえのデメリット

その一方でチャットの場合は短文であるうがゆえのデメリットがあることを、利用者には十分知っておいて貰う必要があります。
言葉はある程度省略しても伝わるのですが、それが伝わるのは情報の発信側と受信側双方が、その言葉を取り巻く状況について言葉だけでありありと思い浮かべることができるからです。

例えば、私が「お水が欲しい」と言ったとき、これを読まれている皆様は「コップに入った水」を想像するのではないでしょうか。それは、人がお水が欲しいと言う場合は多くの場合はのどが渇いているという思い込みがあるからです。
しかし、私は植木に水をやりたいのでお水が欲しいと言っていた場合、コップの水ではとても足りません。

これがチャットで発生すると何がおこるのかというと……

Aさん	「この前の提案書、その後コメントいただいてないですけれどいかがでしたか？」
上司	「まぁ、いいんじゃない？」
Aさん	「いいんじゃないってどういうことですか」（どうでもいいってことですか……？）
上司	「これでいいよ」
Aさん	「これでいいよって、なんですか！」
上司	「えぇ？」（なんで怒ってるの）

言葉を省略すると、対面の場合は表情やイントネーションといったところで担保される情報がなく、テキストだけで伝わってしまうため、この例のようにたとえにこやかに「いいんじゃないかな、悪くないよ」と伝えたいつもりであっても、選ぶ言葉によっては「どうでもいい」というように取ることもできます。
メールであれば丁寧に書くことが習慣づいているケースが多いため、きちんと「先日送ってくれたもので、問題はありませんでした。これで進めてください」と言えるところが、口語体で打ち込んでしまうと、とんでもないトラブルを招くケースもあります。

これは全員に発生する可能性があるので、チャットではこういう問題が起こりがちであることを導入前に研修などで従業員の方たちにも周知しておくことをおすすめいたします。

また、ビジネスで利用する場合、チャットという閉塞された場所であるために不正やハラスメントといった点が発生しやすくなるということも注意しなくてはなりません。
これらを抑制するには、監視が入っていることを役員を含めた従業員に通知することがとても有効です。
ビジネスで利用する場合には、削除したメッセージ等もすべて監査可能なサービスを利用すると良いでしょう。