先日、プッシュ通知でメールを見逃さない方法をOffice365とリモートメールの２つで紹介をさせていただきましたが、そもそもメールを見るための手段としてはどのようなものを選択するとよいのでしょうか。
そんな判断に迷った場合には、こんな考え方をしてみてください。
どういう手段をとるかについては、プライベート用途かビジネス用途かで決める
まず、プライベートとビジネスとでまず切り分けてしまうのが良いでしょう。ビジネスの場合はプライベートよりもより責任が重くなります。最悪、自分ひとりでは背負いきれないようなものもあるので、その場合はリスクをがっつりと下げて利用するべきです。
故意ではない場合、会社から個人に対して賠償請求となるケースは私自身は事例をまだ見たことはないのですが（ただ、探し方もゆるいのであるかもしれません）、故意の場合はもちろん、あまりに怠慢である場合には訴訟までいかないにしても法的に認められる範囲での減給等の経済的損失を背負うことになる可能性は十分にあります。
ミスであったとしても、就業規則等により始末書等の対応が発生することは十分に考えられるでしょう。
プライベートの場合は……、もちろん色々とリスクはあるのですが、そこは自己責任ですので個人の考え方で費用対効果をみて、リスクを許容出来るレベルで考えるのがいいでしょう。
プライベートの場合はスマホにメールアプリを入れるのがカンタン
ということで、プライベート端末の場合は利便性を考えてメールアプリをスマホに入れてしまうのが簡単です。
見落としを防止するためにはフィルター等を駆使する必要があるとは思いますので、どう見たいかということを確認してから導入するとよいでしょう。
ただ、私自身がAndroidユーザーなのでよくわかるのですが、容量には注意です。
メモリカードの方にメールのデータは保存できるはずですので、メール自体については問題にならないかもしれませんが、アプリをメモリカードの方にはかなりの確率で移動できないので容量がパンパンになり、すでにインストール済みのアプリをUpdateさせるにも一苦労という状況になることがあります。
こういう自体に陥った時の為、メールを読むことについてはアプリでなくても実現する手段があることだけ覚えておくといいでしょう。
メールに関していうのであれば、リモートメールもそうですが、GoogleやYahoo!といったサービスでメールを見ることについては可能です。
ビジネスであればセキュリティに重点を
ビジネス用途の場合、まずは会社のルールを確認しましょう。会社のルールとしてそもそも禁止されている場合は、することができません。
しかし、そのためにあまりにも効率が下がっている場合には、改善を検討すべきであると掛け合った方が良いでしょう。
例えば「会社で使用しているメールを私物端末でみてはいけません」といった記述が規程等から見当たらなかった場合でも、秘密保持等で規制されている場合があり、それらに違反すると就業規則に定められている罰則等に該当することが考えられます。
これらのことから、念の為、会社に確認をとってから行うようにしましょう。
セキュリティといっても、何に注意をしたらいいの？
さて、ではいざセキュリティについて注意をしなくては！ と思っても、その注意すべき部分がいくつかに分かれています。
大きな目的は「漏洩のリスクを下げること」です。そのためにはまず、漏洩してしまう対象がどこにあるのかを考える必要があります。
自分自身が原因となる漏洩してしまう対象は、この場合モバイル端末ということになります。
- モバイル端末を紛失し
- そのモバイル端末の中にデータがあり
- データへアクセスができる状態
この3つが揃っていると、漏洩に繋がります。
逆にいうと、この3つが揃ってさえいなければ漏洩のリスクはないと言えます。
自分がビジネス用に利用するものについて、この3つのうちのどれに対応をするのかということを考えれば、少しわかりやすくなるかもしれません。
そもそも端末をなくさない
そもそもなくさなければよいのです。
やはり、同じような悩みは皆様おもちのようで、数多くのモバイル端末紛失防止グッズが売られています。
これらを導入して端末をそもそもなくさないように工夫をしたのであれば、モバイル端末の中に情報がある状態でも問題はなくなります。
端末の電池の状況によっては利用ができなくなる可能性もあるので、製品を選ぶときは注意をしてください。
このような商品を探す場合は「スマホ 紛失防止 グッズ」等で検索してみると色々とでてきます。
紛失をそもそも予防できるのであれば、標準で搭載されているメールアプリ等を使うことを検討してもよいでしょう。
モバイル端末の中からデータをなくす
最後のデータにアクセス出来る状況というのは、端末にそもそもパスワードがかかっていない状況等もさしますが、たとえパスワードをかけていたとしてもAndroidの場合はMicroSDを抜けば保存されているファイルは見えますし、パスワード自体も何度も再試行出来る場合にはいずれ突破される可能性が十分あります。
方法まではかけないのですが、実は私が利用している端末についてはパターンロックを間違えた場合、数回でしばらくの間入力をロックすることが出来る機能がはいっていますが、実はそれを回避する手段があり、完全とは言えない状態です。
遠隔操作でデータを全部消すから大丈夫！ と言える方はそれで対応とできますが、ここではできない方が多いと仮定して、最後のそもそも端末の中に重要なデータを置かないという点に特化して記述をいたします。
先に記述をしてしておりましたプライベート端末にメールを転送したり、メーラーに設定をすることは、方法としては簡単ですが、そのデータは端末にすべて残ることになります。
ならば、そもそも端末にデータを保存せずに、クラウド上などで見られるようにしておき、紛失した端末からのアクセスを制限できるサービスを探すのが良いです。
紛失した端末からのアクセスの制限がないという場合は、どこからでもログインが出来る可能性があるので、一時的にパスワードの桁数や文字種を増やしてよりログインできないようなものに変更するのも手でしょう。その前に普段からIDとパスワードを保存しないようにするという対応も必要です。
Office365のようなクラウドサービスを会社が導入しているのであればそれの利用が最適と言えるでしょうが、その場合にも必ず都度ログインするようにしましょう。
その他にも、会社で新しく導入をするという場合であればCACHATTO（カチャット）さんという選択肢など色々とありますが、会社で導入するほどではないけれども……という小規模の場合は、リモートメールがとてもカンタンに導入できますので、このような課題がある場合には是非ご検討くださいね。