テレワークをするにあたって、どんなツールがあれば良いのか、一度は考えたことがあるのではないでしょうか?
ツールについては数多くあるのですが、自社のテレワークでは何が不足しているかという部分をきちんと把握し、その不足をフォローするツールを導入しておかなければ、生産性を大きく下げる原因にもなります。
テレワークを実施して生産性が下がったというアンケート結果もよく見かけるのですが、多くはこのような「仕組みがない」ことに起因しているように見えます。
そこで今回の記事では、その仕組みにつながるような、知っておくと便利なテレワーク用のツールについて紹介しております。

Web会議用ツール

テレワークをするにあたって、必ずと言って良いほど話題にあがるのが「会議をどうするか?」という点です。
在宅勤務をしている社員同士やクライアントとの打ち合わせにも、Web会議用ツールを使うと便利です。

Web会議について簡単に説明すると、パソコンやスマートフォンなどの端末を利用して、オンラインで映像と音声によるコミュニケーションを可能にするものです。
近年では専用機材などを購入する必要もなく、無料で使えるプランも充実しています。

代表的なツールとして「Zoom」「Microsoft Teams」「Googleハングアウト/Google Meet」などがあります。

これらのツールを招待されて利用する分には料金がかかることはありませんので、心配をする必要はありません。

ホスト側として招待をする場合には、例えばZoomでは3人以上の会議の場合は40分までの時間制限があります。その為、これを超えて利用をしたい場合には、一度休憩をはさんでまた接続をし直す等の手間が発生します。そういった制限が問題となる場合には、有料版への移行を検討する必要があります。

fonfunでもウェブ会議用のツールとして利用しているものは「Whereby」と「Microsoft Teams」の2つがあります。
どのようなサービスを使っていても通信速度の関係で重くなってしまい、音声が途切れてしまうという場合には、画像を切る等の対応をすることで、会話には問題がなくなる場合もありますので、そのようなことが起こった場合には思い出してみてください。

コミュニケーションツール

社内でのコミュニケーションとして実際に使われているものは、対面での会話や会議、メールや雑談と多岐にわたりますが、テレワーク中には使われないコミュニケーションが出てきてしまいます。

そこで、コミュニケーションを円滑にするものとして、ビジネスチャットがよくつかわれています。
ビジネスチャットは、メールと比較してもコミュニケーションにかかる時間が少なく済む為、テレワークに欠かせないコミュニケーション方法と言えるでしょう。
また、遠隔地でも複数の人とスピーディーに情報を共有することができるので、テレワークだけでなく外注先等との連絡のハードルを下げることもできます。

主なチャットツールとして「Slack」「Chatwork」また弊社でも「リモートトーク」をご提供しています。
導入にあたっては、コストやセキュリティを考慮して選びましょう。

ビジネスチャットについては、こちらにも記事がございますので、よろしければご覧ください。

ビジネスチャットのメリットとデメリットとは?初めての体験で感じたこと

見切り発車のテレワーク見直し コミュニケーション・チャット編

ビジネスチャットで業務効率化。でも注意点も……

タスク管理ツール

テレワークにおいて、誰がどんな業務を担当しているのか? 見える化されているかが重要です。
作業のリストアップ、優先順位をつける、業務の進捗状況を把握することで上司が部下をマネジメントしやすくなるなどのメリットもあります。
生産性を求められるテレワークにおいては、業務効率アップに必要です。
「Trello」「jooto」「Backlog」などのツールがオススメです。

勤怠管理ツール

オフィスから離れた場所でも、勤務時間の管理は必須になります。
しかしながら自宅などで勤務する場合、働く様子を直接目で見て確認することができないので、
始業時刻、就業時刻、退席時間などを確認できるツールがあると便利です。

また勤怠管理と連動して、給与、社会保険、雇用保険などの業務管理に対応したツールも多くあるので、テレワークによる負担を減らすことができます。
「ジョブカン勤怠管理」「jinjer勤怠」「マネーフォワードクラウド勤怠」などがよく使われています。

人事評価ツール

テレワークになると、勤務態度などの定性評価が難しくなる傾向にあります。
さらに評価業務が煩雑である場合や、評価制度を見直したい場合などは人事評価ツールを導入するのも一つの手です。
ツールがあれば人事評価を自動化、見える化によって社員が納得しやすい状況を手助けします。
「HR Brain」「あしたのクラウド」「タレントパレット」などのツールをお試しで利用してみるのも良いと思います。

営業活動自動化ツール

近年では、営業活動を支援するツールとしてSFA「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)を導入する企業が増えています。
見込み客の問い合わせに自動で対応し、アポイント獲得などに有効なツールとして使われています。

他にも営業先の案件管理、進捗管理、新規開拓などで情報を管理したり、分析したりするのに使われています。

導入の価格自体は高めともいえますので、自社の規模に合ったツールを探すことが重要と言えます。
この辺りのツールについては、高額なものは高機能であることが多いのですが、その一方で組織の体制が整っていないと利用しきることは難しいです。
コンサル費等を負担できるなら、一度に構築することも可能だとは思いますが、自社だけで運用を起動にのせたいという場合は、乗り換えていくことも検討をしながら、小さくスタートをさせる事がおすすめです。

SFAには、「Sales cloud」「eセールスマネージャー」「GeAlne」などのツールがあります。

その他便利なツール

その他のテレワークの業務効率を向上させる便利なツールをご紹介します。

電子契約サービス

最近では、法的効力のある「実印」「契約印」などの印鑑をデジタル化するサービスがあります。
これによって、テレワークなどのオンライン上だけでも商談が完結します。
代表的なサービスとして「GMO電子印鑑 Agree」「B to Bプラットフォーム契約書」などがあります。

バーチャルオフィス

テレワークによる孤独感がたびたび課題となっている企業が多くあります。
雑談などのオフィスでは自然に行われていたコミュニケーションを実現させるのに、便利なサービスがあります。
仮想オフィスを設置すればチームの一体感が高まります。
「Sococo」「Remotty」などのサービスがあります。

リモートデスクトップ

会社のパソコンにしか入っていないソフトや、会社のIPからしかアクセスができないサービスなどがある場合、リモートデスクトップがあると解決します。
リモートデスクトップは、自宅など会社から離れた場所でも、オフィスと同じ環境で業務ができるツールがあると便利です。
弊社でも「fonfun リモート・ビュー」をご提供しており、テレワークの簡単導入をサポートしております。
自宅のパソコンやスマートフォンやタブレットから社内にあるPCにリモート接続。遠隔操作で資料の修正、稟議承認、日報作成など普段、社内PCで行っている作業を社外の端末からもできるようになります。

オンラインストレージ

インターネット上でデータの保管や共有をするために利用されています。
社内でデータが円滑に処理されるのは意外と重要です。
テレワークにおいても、ファイルを一元管理、どこからでもアクセスできるのは大きなメリットです。
代表的なものとして「Drop Box」「One Drive」などがあります。

テレワークツールまとめ

テレワークになると、オフィスで働いていた頃と比べて様々な部分で勝手が違ってくると思います。そこで働きやすい環境を実現するために、便利なツールを利用しない手はないと思います。
今回は会社員として利用するツールの紹介が中心ですが、個人で使用できるものもあります。
自身のテレワーク環境で利用できるツールがあれば是非導入してみてください。