テレワーク・在宅勤務でも、メール対応は滞りなく行う必要がある

テレワークや在宅勤務を導入する企業が増えていっている様子がみられますが、皆さま業務には問題は出ていないでしょうか。
私が見かけたケースではあるのですが、メールを送付すると「在宅勤務の為、メールの対応ができません」といった自動応答をいただく場合があります。
しかし、人とのコミュニケーションがあって、その上で取引が発生すると考えると基本的にメール対応についてはどのような状況であってもできるようにしておくのが望ましいと言えます。

新型コロナウイルスがなくなるという事が望めない以上、在宅勤務が可能な企業についてはその形態を維持し社会全体のリスクを下げることが企業としても求められることになります。

そのためにも、機会損失となる在宅勤務中にメール対応が滞る状態を放置しておくことは、営業活動を阻害する非常に好ましくない状態を放置するといえます。

しかし、好ましくないとわかっていてもそのような状況になっているということは、おそらく会社のセキュリティポリシーが厳しく、メールサーバーが社外からは一切アクセスができないルールになっていることが考えられます。しかし、BYODでも安全に社外からメールの送受信を行うサービスも存在します。

逆にすべてができる状態であって業務に問題がなかったとしても、例えばメールサーバーがインターネットからのアクセスを受け付けている場合、従業員が自由に自宅のPC等に設定することが可能であり、リスクが残ります。
その場合、ウイルス対策等も会社でコントロールされなくなるため、過去のこちらの記事の内容のような、社外のパソコンがウイルス感染をして届いているメールの宛先等にウイルスメールの送信等がされてしまうこともあり得ます。
→ fonfunブログウィルスの感染の可能性を社外から指摘されたら

このような状況にならないようにするためには、指定した一部のIPアドレスからのみのアクセスを許可して安全に運用をする必要があります。

例えば、リモートメールならば、IPアドレス制限に加え、許可された端末からしか閲覧できない様に設定することができる上に、自宅のPCやスマートフォン等にデータを残すこともないため、例えば規程や契約書等によりデータの保存場所等が指定されていて、それ以外の場所にキャッシュされてしまうことが理由でお使いいただけなくなるといった心配はありません。

また、在宅勤務等では会社にいるときのパソコンの環境とは異なり、メールに気づきにくいという場合は2020年7月17日にリリースされた「チャットへの着信通知」を利用することで、重要なメールを見落とすことがなくなるというメリットもあります。

→ fonfunニュース
重要なメールの着信をチャットに通知する機能をリモートメールに追加
～fonfun、PCメールをモバイルから安全に送受信できる「リモートメール」にメールの着信をチャットに通知する機能を追加～

自宅のPCでも安全に会社のメールを使う
リモートメール for PC
リモートメールのサービスについて

自宅のPCでも安全に会社のメールを使う

弊社のリモートメールは、スマホ等のモバイルのサービスと思われがちですが、PCのブラウザでもご利用できるオプションサービスがございます。

在宅勤務中で自宅のPCからメールが利用できないがゆえに、出勤日が増えているという場合は、ぜひご利用をご検討ください。
また、それでも出勤日をなくすことは難しいとはおもいますが、リモートメールであれば、スマートフォン等からでもアプリをダウンロードすることもなくzipファイルやパスワード付きのドキュメントファイルの閲覧もダウンロードせず可能なため、移動中の時間も業務に利用でき、効率化を図ることが可能です。
→詳しくはこちらをご覧ください
　https://biz.rmail.jp/service04.php

また、法人サービスであれば、メールパスワードを従業員に公開していない場合でも管理ツールから管理者が登録することで利用できるようになり、ブラウザもユーザーが指定したその一つに限定するcookie認証がございますので、よりセキュアな状態でのご利用が可能です。

ただいま、新型コロナウイルスの感染拡大を防止の為のテレワーク支援として5月末まで無料でお使いいただけますので、是非お試しください。

詳しくはこちらをご覧ください。
https://biz.rmail.jp/bcp/