以前からテレワークを実施していた企業はさておき、今回のコロナを機にはじめてテレワークの導入をした企業は、テレワークについてどのような感想をもちましたか？
私自身は、自宅のパソコンのスペックは正直会社のものよりも格段によく、インターネット回線もマンションのギガタイプを使用しているので全く問題がないのですが、そうでない場合は色々と問題があるようです。
会社として、見切り発車でスタートさせてしまったテレワークを見直す場合、いくつかのブロックにわけて見直すとよいでしょう。
チャットに不慣れ
テレワークを機にビジネスチャット等の導入をされた会社さんもおおいかもしれませんが、仕事でのチャットでのやり取りも、慣れていない場合は効率を下げてしまう原因になります。
例えば、弊社の場合はそれこそ携帯会社にJ-Phoneが存在しているような時代からIRCというチャットを利用してきているため、社内にはチャットにそもそも慣れているスタッフが多数いました。
テレワークというわけではなかったですが、わざわざ席を立って話に行くほどでもないというものをチャットを通してコミュニケーションをとってきていたため、その部分については非常に慣れている状態でした。
ですが、チャットではどうもうまくコミュニケーションが取れないなと感じた時には、すぐに席を立って直接話をしに行くという状況で訓練を重ねて来ていたのです。
しかし、今回の新型コロナウイルスの影響で急遽テレワークを導入したという場合、コミュニケーションはいきなりチャットや電話、WEB会議等に変更することになり、移行期間として対面のフォローができる環境等を持つことなく環境が変わってしまっています。
このような状況では、とてもではありませんがうまくいきません。
感染の第二波と働き方改革に向けて、今すべきこと
新型コロナウイルスの感染者の数は順調に減少傾向にあり、幸いにも落ち着きを取り戻そうとしています。
緊急事態宣言の解除も目前にみえてきており、会社も徐々に活動を再開させようとしている時期ではありますが、新型コロナウイルスが終息したわけではありません。
今は稼ぎだしたこの貴重な時間をつかって、次の感染拡大の第二波に備え、テレワークの導入が可能な企業についてはやってみた結果の振り返りを行い、対面で調整をしやすい状況にあるうちに、仕事が回るように環境を整えていく必要があります。
今の段階で一番あり得そうな状況としては、冬に再度感染拡大するというストーリーでしょう。寒くなってきてから見直しをしようとおもっても、準備に時間がかかるものもあるため、今から見直しをしていきましょう。
普段の仕事でもチャットを利用する
キーマンズネットが2020年5月7日に掲載した「テレワークの利用ツールの現状（2020年）／全編では、テレワークの実施に当たって、会社から使用許可が下りたら使いたかったツールとして「ビジネスチャット」が1位にはいったと記載をしています。
またそのビジネスチャットであがっていたという声については以下のように書かれていました。
ビジネスチャットは「ちょっとした確認を含め、円滑に業務を進められそう」「チャットツー ルがあれば移動中でもちょっとした会話ができる」などメールや電話にない“気軽さ”に期待する 声が多かった。
キーマンズネット 2020年5月7日「テレワークの利用ツールの現状（2020年）／全編
https://www.keyman.or.jp/kn/articles/2005/07/news005.html
現場でも、ビジネスチャットはメールや電話よりも気軽に利用できるものという認識はあり、このような結果になったのでしょう。しかし、メールにしても同じですが、見てもらえる相手がいるからこそ伝わるもので、双方またはグループのスタッフのみんながチャットに気づく状態がなければ成立しません。
その為、皆がチャットでのやり取りに今の内になれておき、疑問がある場合には声をかけて、齟齬を修正するトレーニングをしていく必要があります。
これは、今のタイミングであれば非常にやりやすく、ビジネスチャットでのコミュニケーションを活発化させていくことで、メールほどの丁寧さを求めない所でのコミュニケーションについては、より効率が良くなっていくことが見込まれます。
本格的に慣れていない場合には、雑談から
仕事の利用以前に、チャットでのやり取り自体にそもそも慣れていないという場合は、いかに活発にしてほしいという要求をだしてもスタッフは書きこむ内容すらない状態になります。
そんな場合は、ビジネスの場ではありますが雑談から行うといいでしょう。
いつ、どこそこで食べたランチがおいしかった。今まで持ち帰りをやっていなかったここでこんなメニューをもちかえらせてくれる。
それこそ、今人気の「あつまれ どうぶつの森」のカブ値の話でもいいかもしれません。上がり調子の島があれば、私も売りに行かせていただきたいぐらいです。
まずはチャットでコミュニケーションをとるというところから、慣れていく必要がある場合には、この目的を達成するためにも「活発な発言を見込める話」をできる場を用意するといいでしょう。
ビジネスチャットの仕様も重要
ビジネスチャットの仕様もある程度は見たうえで選択をすることをお勧めします。
例えば、連絡ツールとしての色が濃い場合には、既読未読についてはわかった方が利便性が高いです。
現在リモートトークというビジネスチャットをご利用中の多摩ケーブルネットワーク様は、営業担当者へメールで連絡をしても見られたかどうかがわからず、電話をかけようにも営業先でプレゼン中ということもあり、対応がされたかをずっと気にしていないといけないということにお悩みだったそうです。
ですが、ビジネスチャットを利用することで、きちんと連絡が伝わっていることがわかる為、連絡の際に感じていたストレスが極端に減ったそうです。
リモートトーク 導入事例 多摩ケーブルネットワーク 様
https://biz.rmail.jp/remotetalk/case01.php
その他にも、退職をしたときなどに確実に使えなくできるような運用ができるかどうかは、確認をしておいたほうが良いでしょう。
まとめ
テレワーク中に発生するコミュニケーションの問題は、その他の場面にもあるのですが今回はチャットに特化して記述をいたしました。
ビジネスチャットは、慣れてしまえば気軽に利用でき、且つ情報の発信としても役に立ちます。
メールで送るほどでもない。だけれども、こんなニュースが出ていた等の情報もチャットに流していくことで、情報の共有が行えたりもします。
普段の仕事でビジネスチャットを積極的に利用してきていない場合には、是非これを機会に上記のような活用をしてみてはいかがでしょうか。