こんにちは。fonfunの永長です。
今回はIT業界未経験の私が、チャットをメインにしたワークスタイルを体験してみて感じたことを書いてみようと思います。
既に経験している人には当然のことのように感じるかもいるかもしれませんが、未経験ならではの視点でありのままに書いてみたいと思います。
私はこれまでの仕事では直接会話やメール、もしくはスマートフォンでアプリなどを使ってコミュニケーション取っておりましたが、fonfunに入社してからはチャットツールを中心に利用しながら業務連絡を取り合っています。
ところで、チャットで連絡を取り合うことにどんなイメージを持っているでしょうか？ 私の場合は、これまでビジネスでチャットを中心にやり取りした事が無かったので、まるで無知な状態でした。
そこで、職場で実際に使ってみるとメリットがとても多いことに気づきました！
ビジネスチャットのメリット
ビジネスチャットを体験してみて、まず感じたことは
業務効率が非常に良いということです！
そこで私が感じたメリットを箇条書きでまとめてみました。
- 作業効率がバツグンに良い
- コミュニケーションに無駄がない
- オフィスが程よく静か
- 作業に集中できる
- メールより気軽に伝えられる
- 連絡の伝達ミスがない
- メッセージが既読じゃないメンバーを周知できる
- 情報が整理されていて後から探すのがラク
ご覧の通りたくさんのメリットがありました！
それぞれのメリットについて、もう少し掘り下げて書いてみたいと思います。
作業効率がバツグンに良い
ビジネスチャットでまず最初に感じたことは、業務連絡がスムーズで与えられた仕事を効率よくこなせるということです。
パソコンの設定や操作に関して、上司とチャット上で連絡を取れば解決できることが多く、持ち場を離れることなく作業できたことは驚きでした！
また、入社したばかりの私にとっては、教えて頂ける仕事１つ１つを全て覚えていくのは正直なところ厳しいものがあります。しかし、チャットを利用して与えられた仕事内容はツール内に保存されているので、後から振り返ることができるのです。
私の場合、複数の人から同時に仕事の指示などがあると、頭で処理するのが苦手なので、ツールを利用していれば既にやることが文章などで残っているので、
忘れる心配がなく仕事の優先順位をつけるのが簡単だと感じます。
また、業務の指示をする場合にも、一度指示を出せば何度も説明する手間が省けますので実にスムーズです。会社全体としてメリットが非常に大きいと感じました。
コミュニケーションに無駄がない
会話を中心にした業務連絡と比べて、チャットを使った方が無駄がないと感じました。とくに感情的要素が重要ではない仕事であれば、直接会話するよりもチャットによる指示の方が効率的だと感じました。
オフィスが程よく静か
各担当者がやるべき仕事をチャットなどでコミュニケーションを行っていると、余計な会話がなくなるのでオフィスが程よく静かです。
カフェのような環境を思い浮かべて頂けると分かりやすいと思います。
無音ではなくて程よくBGMが流れていて、会話も程よいトーンで充分に伝わる。
そのような環境は働きやすいと感じます。
作業に集中できる
業務連絡をチャットで行えば、必要最低限のコミュニケーションで仕事が出来るので、作業を中断することが少なくなるので、集中力を維持した状態で働けると感じます。
メールより気軽に伝えられる
チャットを利用したコミュニケーションはとても気軽にできると感じます。
話し言葉に近い文章で伝えやすいですし、短文でも伝えられるのが良いと感じまます。意外と、普通に会話している感覚に近いので違和感なく使えます。
連絡の伝達ミスがない
社内での伝達事項をメールで送る場合は、どうしてもTo/Bcc/Ccなど送信先の選択を間違えてしまったり、リストから抜けてしまうリスクがあるけれども、チャットであれば予めグループは設定されているので送信に伴うリスクは低減できると感じます。
メッセージを読んでいないメンバーを周知できる
メール連絡では相手が本文を読んでいるのか分からないですし、コミュニケーションアプリを使用したグループトークなどでも、メッセージを読んでいない社員までは分からない仕様が多いと思います。
fonfunで採用している「リモートトーク」ではメッセージを読んでいない社員が分かるので、コミュニケーションが円滑になります。
情報が整理されていて後から探すのがラク
メール連絡と比べてチャットを利用した場合の方が、業務において
誰とのやり取りだったのか？
どこのグループとのやり取りだったのか？
情報やファイルなどを後から検索するのがとてもラクで便利だと感じます。
ビジネスチャットのデメリット
メリットを先に書きましたが、もちろんデメリットもあります。
主観ではありますが、デメリットとして感じたことを箇条書きでまとめました。
- 誤字・脱字が多くなる
- ビジネスとプライベートの垣根がなくなる可能性
- 使いこなせない社員がいる可能性もある
- 会社にいない時でも連絡がくる
誤字・脱字が多くなる
チャットを使用するとポンポンとテンポよく返信することがよくあるので、タイピングミスや漢字の変換ミスなどで誤字や脱字が多くなることがあります。
そのため、気を付けないと間違えた内容を送ってしまう場合があると感じます。
ビジネスとプライベートの垣根がなくなる可能性
チャットであれば気軽にコミュニケーションが取れますし、会話している様子は外からは分からないので、プライベートの話で盛り上がってしまうなど業務に支障をきたす可能性があると思われます。そのため、ビジネスとプライベートの区別がつけられる自立した組織づくりが大切になってくると思われます。
ちなみに「リモートトーク」ではこのような環境に備えて監査にも対応する仕様になっています。
使いこなせない社員がいる可能性がある
パソコンやスマートフォンなどの操作に慣れていない人や、IT系の知識に疎い社員がいる場合には、使いこなすのに時間がかかる可能性もあります。
またタイピングが遅いなど入力に不慣れな方も、直接話した方が速いと感じてチャットを利用した業務連絡がストレスになる場合も考えられます。
会社にいない時でも連絡がくる
チャットが便利な点として、端末にアプリをインストールすればスマートフォンなどでも簡単に連絡が取れることです。
またメールより気軽にメッセージを送信できるため、自宅にいても、有給休暇中でもメッセージが届くなどという状況が発生します。
そのため、人によっては精神的にもプレッシャーを感じる場合があると考えられます。手軽であるがゆえに、過度な業務連絡、コミュニケーションには注意する必要があると考えられます。
ビジネスチャットはやっぱり便利
ビジネスチャットのメリットとデメリットを書いてきましたが、実際に体験してみた感想としては、ビジネスチャットはメリットだらけで便利です！デメリットに関しても、慣れと社内教育で解決できると感じます。
1日に集中して仕事が出来る時間も限られていますし、
従業員が円滑にコミュニケーション出来る環境を求めているのであれば、
チャットを利用して業務効率を上げるのは良い選択であると言えます。
ビジネスチャットに関する疑問などは、
どうぞお気軽にfonfunまでお問い合わせください。
また、ビジネスチャットの利用を検討している方は、弊社でも採用している
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